读者 200 期文章库

　　在一天中，可能有多达25％的办公时间在与来访者谈话。不速之客确实给许多人出了一个大难题。这主要是他们不知如何恰如其分地应付这种局面。对付不速之客通常有两种方法，规避和补救。 　　规避 　　减少不速之客消磨你时光的最佳方法是，将不必要的来访控制在最少限度。以下几条建议在实践中颇见成效： 　　“你很忙吗？”“是的。”如有人问：“你很忙吗？”你要如实回答。若你确实很忙，如实回答不会有错。假如你说“不！”那等于是在挽留对方，他会感到没在浪费你的时间。学会如何直接回绝别人，也许需要点实践，然而做些努力，学会这样做还是值得的。有些人因为太忙不能与人叙谈时，往往会这样向人表示歉意：“比尔，很抱歉，今天下午我得把这个报告看完。”另一些经理人员则说：“戈席，我真的很想有时间放松一下，与你聊聊，可是，我实在忙不过来。”任何一个人都要培养一种能力，在既不唐突、又不失礼的情况下，学会说“我很忙。” 　　重新布置家具 合理地放置办公室的家具，会节省你不少时间。你的办公桌应放在一个使你的视线尽可能不与过路人接触的地方，这就能防止许多不必要的来访者串门聊天。而那些真正有事要找你的人，自然能找到你。 　　重新布置家具的另一益处是，你不至于在有人从你办公室门口路过时分心。当你抬头去看别人时，思路被打断，尽管短暂，但会使你有效的工作时间浪费好几分钟。如果你经常从事需要高度集中思想的工作，这一点显得尤其重要。 　　关门 有些时候关起门来是非常合情合理的。例如，你有一件很紧要的事急于要做，不时地打扰和分心会影响你完成它。只要关门有助于你把工作做好，不要不敢关门。 　　主动去找别人 如果你事先知道预料中的造访，不妨自告奋勇到他或她的办公室或工作的地方去。这样，你就处于控制这次谈话长短的地位。公事办完了，你就随时可以离开说：“我已经浪费了你够多的时间……。”此外，对方则因为你主动去他的办公室而感到不胜荣幸。 　　补救 　　一旦造访者不约而至，你势必要花费一段相当的时间与之叙谈。如你感到时间在白白浪费，你就得设法使不速之客离开。以下是几种方法： 　　利用动作进行暗示 有许多这样的暗示动作能示意不速之客公事已办完可以告辞了。它们是结束来访的一种巧妙的手段，在迫不得已的情况下，给对方一个较明显的暗示，如站起来或看一下手表；或把眼光扫到某堆文件上；或把文件移向自己的正前方；或把手搁在电话筒上。 　　使用以上暗示动作，不会让人感到你在诓骗人。因为你的时间被浪费时，有这个权利和责任告诉来访者，这是为了让客人告辞的一种优雅而不使人反感的方法。 　　站着与之交谈 你这样做似乎在告诉他们，谈话须简短扼要。如果来者是你的上司，这样做还有一个好处，他们会对你有一个好印象，因为你在他们面前站着，似乎表示你对他们的尊敬。 　　介绍给有关的部门或人员 　　问明来意后，就主动引荐给有关部门或人员，你就可以重新开始工作了。